Hồ sơ đăng ký quyền tác giả nộp cho Cục Bản quyền tác giả thuộc Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch: tại trụ sở Cục ở Hà Nội, tại văn phòng đại diện của Cục ở phía Nam và miền Trung, và ở nhiều nơi còn có thể nộp qua Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch nơi bạn cư trú. Dù nộp ở cửa nào, cơ quan cấp giấy chứng nhận vẫn là Cục; nơi bạn đứng xếp hàng chỉ quyết định bạn đi bao xa và hồ sơ đi qua mấy tay.
Bài này viết cho người sáng tạo tự đi nộp lần đầu: người viết, người chụp ảnh, người làm nhạc, designer. Phần chuẩn bị từng tờ giấy nằm ở danh mục hồ sơ của trang; ở đây là chuyện chọn cửa, hỏi trước những gì, một buổi nộp diễn ra thế nào và giữ gì sau khi về. Quy định về nơi tiếp nhận có thể thay đổi theo văn bản mới, nên mọi chỗ cụ thể bạn nên hỏi lại nơi định nộp trước khi đi.
Ba cửa tiếp nhận và điều không đổi giữa chúng
Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi, bổ sung 2009, 2019, 2022) giao việc cấp giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả và quyền liên quan cho cơ quan quản lý nhà nước về quyền tác giả ở trung ương, tức Cục Bản quyền tác giả. Cục có trụ sở chính ở Hà Nội và các văn phòng đại diện để người ở xa không phải ra thủ đô. Văn phòng đại diện nhận hồ sơ, hướng dẫn và chuyển về hệ thống chung; giấy chứng nhận vẫn mang tên Cục.
Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch ở tỉnh, thành nơi bạn cư trú (hoặc nơi doanh nghiệp đặt trụ sở) có thể tiếp nhận hồ sơ theo quy định hiện hành, rồi chuyển lên Cục. Cửa này tiện cho người ở xa ba thành phố lớn, nhưng không phải Sở nào cũng tổ chức tiếp nhận giống nhau, và đường hồ sơ có thêm một chặng. Vì vậy trước khi mang hồ sơ tới Sở, bạn nên hỏi bộ phận một cửa của Sở xem họ có đang nhận loại hồ sơ này không, nhận theo mẫu nào.
Điều không đổi giữa các cửa: bộ hồ sơ giống nhau, tiêu chí xem xét giống nhau, và người nộp vẫn tự cam đoan về tính trung thực của những gì mình khai. Cơ quan tiếp nhận kiểm tra hình thức, sự đầy đủ, tính hợp lệ của giấy tờ; họ không thẩm định tác phẩm của bạn có nguyên gốc hay không theo kiểu thẩm định nhãn hiệu. Nộp ở Hà Nội không làm hồ sơ “mạnh” hơn nộp ở Sở; chỉ khác ở quãng đường và số lần chuyển tay.
Chọn cửa theo chỗ bạn ở và việc bạn cần
Không có cửa nào đúng cho mọi người. Bảng dưới gợi ý cách chọn, dựa trên những gì người sáng tạo thường cân nhắc; mọi ô đều cần đối chiếu lại với nơi nộp vào thời điểm bạn làm.
| Tình huống của bạn | Cửa nên cân nhắc trước | Điều cần hỏi lại |
|---|---|---|
| Ở Hà Nội hoặc các tỉnh lân cận, muốn hỏi trực tiếp chuyên viên | Trụ sở Cục Bản quyền tác giả | Giờ tiếp nhận, có cần đặt lịch không |
| Ở TP. Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Cần Thơ hay các tỉnh phía Nam | Văn phòng đại diện của Cục ở phía Nam | Văn phòng có nhận đúng loại hình tác phẩm của bạn |
| Ở Đà Nẵng, Huế, Quảng Ngãi hay các tỉnh miền Trung | Văn phòng đại diện của Cục ở miền Trung | Cách nhận kết quả: tại chỗ hay gửi về |
| Ở xa, khó nghỉ làm để đi thành phố lớn | Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch nơi cư trú, hoặc nộp qua bưu chính | Sở có đang tiếp nhận không, chuyển hồ sơ lên Cục ra sao |
| Hồ sơ phức tạp: nhiều đồng tác giả, công ty là chủ sở hữu, tác phẩm phái sinh | Cửa có chuyên viên để hỏi trực tiếp | Giấy tờ chứng minh quyền nộp có cần công chứng, hợp pháp hoá |
Một mẹo nhỏ: nếu hồ sơ của bạn có điểm chưa chắc, đừng chọn cửa xa nhất chỉ vì nghe nói “ở đó nhanh hơn”. Chọn nơi bạn hỏi được người thật, sửa được tại chỗ, thường tiết kiệm hơn một vòng thư đi thư về.
Những câu nên hỏi trước khi mang hồ sơ đi
Một cuộc gọi hoặc một lần ghé hỏi trước có thể cứu bạn khỏi một buổi sáng mất toi. Ghi ra giấy những câu sau, hỏi xong ghi lại câu trả lời kèm ngày hỏi và tên bộ phận đã trả lời:
- Nơi này có đang tiếp nhận hồ sơ đăng ký quyền tác giả cho loại hình tác phẩm của bạn không: văn học, âm nhạc, ảnh, mỹ thuật ứng dụng, chương trình máy tính, tác phẩm điện ảnh.
- Mẫu tờ khai đang dùng là mẫu nào, lấy ở đâu; có nhận bản in hai mặt, có cần dán ảnh hay ký từng trang không.
- Bản sao tác phẩm nộp kèm cần ở dạng nào và mấy bản với loại hình của bạn: bản in, ảnh in, đĩa hay thiết bị lưu trữ.
- Phí, lệ phí nộp theo biểu phí hiện hành là bao nhiêu, nộp bằng cách nào: tiền mặt, chuyển khoản, có hoá đơn hay biên lai không.
- Nếu người khác nộp thay, giấy uỷ quyền cần những nội dung gì, có phải chứng thực chữ ký không.
- Kết quả trả bằng cách nào: nhận tại chỗ, gửi bưu chính về địa chỉ, hay thông báo qua tài khoản dịch vụ công.
- Khi cần hỏi tình trạng hồ sơ thì hỏi ai, dựa vào số biên nhận nào.
Câu trả lời qua điện thoại đôi khi khác thực tế ở quầy, vì người trả lời không phải người nhận hồ sơ. Đó là lý do nên ghi lại ai trả lời và trả lời ngày nào: nếu bị yêu cầu bổ sung vì chi tiết đã hỏi trước, bạn có cơ sở để trao đổi lại một cách bình tĩnh.
Một buổi nộp trực tiếp diễn ra thế nào
Mỗi nơi tổ chức hơi khác, nhưng một buổi nộp hồ sơ tại quầy thường đi qua các bước sau. Biết trước giúp bạn không lúng túng khi chuyên viên hỏi lại.
- Đến sớm, mang theo bộ hồ sơ đã sắp theo thứ tự, thêm một bộ bản chụp để tự giữ, giấy tờ tuỳ thân bản gốc và bút ký cùng màu mực với chữ ký trên tờ khai.
- Bốc số hoặc ghi tên chờ. Trong lúc chờ, rà lại lần cuối những ô dễ sai: tên tác phẩm có thống nhất giữa tờ khai và bản sao không, ngày hoàn thành, tình trạng công bố.
- Chuyên viên kiểm tra hình thức: đủ thành phần chưa, chữ ký đúng chỗ chưa, giấy tờ chứng minh quyền nộp có hợp lệ không. Nếu thiếu, họ thường chỉ ra tại chỗ để bạn bổ sung hoặc hẹn quay lại.
- Nộp phí, lệ phí theo hướng dẫn và nhận chứng từ nộp tiền.
- Nhận giấy biên nhận hồ sơ, trên đó có ngày nộp và số hồ sơ. Đọc lại tên tác phẩm, tên người nộp in trên biên nhận trước khi rời quầy.
- Hỏi rõ cách nhận kết quả và cách hỏi tình trạng hồ sơ, rồi ghi ngay vào mặt sau bản chụp hồ sơ bạn giữ.
Nếu chuyên viên góp ý về cách khai một mục, hãy ghi lại nguyên văn góp ý đó. Nhiều người về nhà sửa theo trí nhớ và sửa sai hướng, rồi mất thêm một lượt.
Nhờ người nộp thay: khi nào tiện và cần gì
Bạn không bắt buộc phải tự đi. Tác giả hoặc chủ sở hữu có thể nhờ người thân, đồng nghiệp hay một tổ chức dịch vụ nộp thay, với điều kiện có giấy uỷ quyền đúng nội dung. Đây là lựa chọn hợp lý khi bạn ở xa, khi bạn là người nước ngoài hoặc người Việt ở nước ngoài, hoặc khi hồ sơ là của một nhóm và cần một người đầu mối.
Giấy uỷ quyền nên ghi rõ: ai uỷ quyền cho ai, uỷ quyền làm những việc gì (nộp hồ sơ, nhận thông báo, sửa đổi bổ sung, nộp phí, nhận giấy chứng nhận), cho tác phẩm nào, trong thời hạn nào. Uỷ quyền mơ hồ kiểu “làm mọi thủ tục” đôi khi bị hỏi lại; uỷ quyền quá hẹp, chỉ ghi “nộp hồ sơ”, sẽ khiến người được uỷ quyền không trả lời được thông báo sửa đổi thay bạn. Chi tiết mẫu giấy uỷ quyền và trường hợp phải chứng thực, bạn xem ở bài về giấy uỷ quyền trong danh mục chuẩn bị hồ sơ.
Người nộp thay vẫn chỉ là người chuyển hồ sơ. Lời cam đoan về việc bạn là tác giả, chủ sở hữu là của bạn, và trách nhiệm nếu khai sai cũng là của bạn. Vì thế đừng ký sẵn tờ khai trống để người khác điền hộ; hãy tự đọc bản cuối cùng trước khi ký.
Những lần đi lại hay gặp và cách tránh
Khai một tên, nộp bản sao mang tên khác. Tác phẩm đổi tên ở phút chót, tờ khai sửa nhưng bìa bản in vẫn tên cũ. Chuyên viên không thể đoán đâu là tên đúng. Thống nhất một tên trên mọi giấy tờ trước khi in.
Chủ sở hữu là công ty nhưng người ký là cá nhân không có thẩm quyền. Hồ sơ của doanh nghiệp phải do người đại diện theo pháp luật ký hoặc người được uỷ quyền hợp lệ. Nhân viên phụ trách truyền thông tự ký tên mình là lỗi rất thường gặp.
Thiếu văn bản đồng ý của đồng tác giả hoặc tác giả gốc. Tác phẩm có nhiều người cùng sáng tạo, hoặc là bản dịch, bản chuyển thể, cần giấy tờ thể hiện sự đồng ý tương ứng. Nhắn tin qua mạng xã hội không thay được văn bản có chữ ký.
Bản sao tác phẩm không đọc, không xem được. Đĩa hỏng, thiết bị lưu trữ không mở được, ảnh in quá nhỏ. Thử mở bản sao trên một máy khác trước khi nộp.
Đi nhầm cửa. Mang hồ sơ đến một Sở chưa tổ chức tiếp nhận, hoặc đến một văn phòng chỉ hướng dẫn chứ không nhận loại hồ sơ đó. Cuộc hỏi trước ở phần trên là để tránh đúng lỗi này.
Sau khi nộp: giữ gì, theo dõi ra sao
Biên nhận hồ sơ là tờ giấy quan trọng nhất bạn mang về. Nó chứng minh ngày bạn nộp, là căn cứ để hỏi tình trạng hồ sơ, và nếu sau này có tranh chấp về việc ai đã làm gì trước, ngày nộp ghi trên biên nhận là một mốc có giá trị. Chụp lại, cất bản gốc cùng bộ bản chụp hồ sơ.
Thời gian xử lý tuỳ quy định hiện hành và tuỳ hồ sơ có phải sửa đổi hay không; bạn nên hỏi nơi nộp con số cụ thể thay vì tin những lời hứa trên mạng. Trong thời gian chờ, giữ nguyên địa chỉ liên lạc đã khai. Nếu chuyển nhà hay đổi số liên lạc, báo cho nơi nộp, vì thông báo yêu cầu sửa đổi bổ sung gửi đến địa chỉ cũ mà bạn không nhận được thì hồ sơ vẫn có thể bị xử lý theo hướng bất lợi.
Khi nhận giấy chứng nhận, đọc kỹ từng dòng ngay tại chỗ hoặc ngay khi mở phong bì: tên tác phẩm, tên tác giả, tên chủ sở hữu, loại hình. Sai sót phát hiện sớm thì đề nghị sửa đơn giản hơn nhiều so với khi bạn đã dùng giấy đó gửi cho đối tác. Nếu muốn có người soạn và nộp hồ sơ đăng ký quyền tác giả thay bạn, có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Tác Quyền liên hệ lại.
Câu hỏi thường gặp
Nộp ở Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch có được cấp giấy chứng nhận giống nộp ở Cục không?
Có. Sở chỉ là nơi tiếp nhận rồi chuyển hồ sơ lên; cơ quan cấp giấy chứng nhận vẫn là Cục Bản quyền tác giả, và giấy cấp ra có giá trị như nhau. Khác biệt nằm ở đường đi của hồ sơ và cách nhận kết quả. Hãy hỏi Sở trước xem họ có đang tiếp nhận loại hồ sơ của bạn không.
Ở tỉnh này nhưng muốn nộp ở văn phòng đại diện của Cục ở miền khác có được không?
Nhìn chung bạn chọn cửa thuận tiện cho mình; không có quy định bắt người ở phía Nam chỉ được nộp ở phía Nam. Tuy vậy, cách trả kết quả và việc sửa đổi bổ sung sẽ dễ hơn nếu bạn chọn nơi gần chỗ ở. Kiểm lại với văn phòng định nộp để chắc chắn họ nhận hồ sơ của bạn.
Có cần mang tác phẩm bản gốc đi nộp không?
Thường không. Hồ sơ yêu cầu bản sao tác phẩm theo dạng phù hợp loại hình, không phải bản gốc duy nhất của bạn. Tranh vẽ, tượng, bản thảo viết tay nên giữ lại; với mỹ thuật, ảnh chụp tác phẩm thường là dạng bản sao được nhận. Hỏi nơi nộp dạng bản sao cụ thể cho loại hình của bạn.
Nộp hồ sơ xong bao lâu thì có giấy chứng nhận?
Thời hạn xử lý do quy định hiện hành đặt ra và còn phụ thuộc vào việc hồ sơ có phải sửa đổi bổ sung hay không. Hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu thường đi nhanh hơn rõ rệt. Bạn nên hỏi nơi nộp con số chính thức tại thời điểm nộp và giữ biên nhận để theo dõi.
Mất biên nhận hồ sơ thì có sao không?
Không làm hồ sơ mất hiệu lực, nhưng bạn sẽ khó hỏi tình trạng và khó chứng minh ngày nộp khi cần. Hãy liên hệ nơi nộp, cung cấp thông tin người nộp, tên tác phẩm, ngày nộp để họ tra lại. Từ lần sau, chụp biên nhận ngay khi nhận và lưu cùng thư mục hồ sơ của tác phẩm.
