Khi bạn không tự đến nộp hồ sơ đăng ký quyền tác giả được, người khác có thể nộp thay nếu có giấy uỷ quyền ghi rõ người uỷ quyền, người được uỷ quyền, tác phẩm nào, được làm những việc gì và trong thời hạn nào. Giấy uỷ quyền thiếu một trong những ý này là lý do hay gặp khiến người đi nộp phải quay về.
Bài này dành cho tác giả nhờ người nhà, bạn bè đi nộp: tác giả ở xa nơi tiếp nhận, đang làm việc ở nước ngoài, lớn tuổi, hoặc đơn giản là bận. Phần thuê đơn vị dịch vụ có những câu hỏi riêng về hợp đồng dịch vụ, không bàn ở đây.
Tình huống: chị Hoa ở Cà Mau nhờ em trai ở TP Hồ Chí Minh
Chị Hoa là giáo viên ở Cà Mau, viết một tập truyện thiếu nhi về sông nước (ví dụ giả định). Chị muốn nộp hồ sơ trực tiếp ở văn phòng đại diện của Cục Bản quyền tác giả tại TP Hồ Chí Minh để được hướng dẫn tại chỗ, nhưng không xin nghỉ được nhiều ngày. Em trai chị làm việc ở TP Hồ Chí Minh nhận đi nộp thay.
Chị soạn vội một tờ giấy: "Uỷ quyền cho em trai đi nộp hồ sơ bản quyền" rồi ký. Tờ giấy này thiếu gần như mọi thứ: không có thông tin nhận diện hai người, không nêu tác phẩm, không nói em trai được làm gì ngoài "đi nộp", không có thời hạn. Nếu nơi tiếp nhận yêu cầu sửa một chỗ trong tờ khai, em trai có được ký sửa không? Nếu giấy chứng nhận được cấp, em trai có được nhận thay không? Tờ giấy không trả lời.
Giấy uỷ quyền là một giao dịch dân sự theo Bộ luật Dân sự 2015. Bên được uỷ quyền chỉ được làm trong phạm vi được giao. Phạm vi càng rõ, việc càng trôi, và bạn càng kiểm soát được người khác làm gì nhân danh mình.
Giấy uỷ quyền cần có những gì
Một giấy uỷ quyền đủ dùng cho việc nộp hồ sơ quyền tác giả thường có các phần sau. Nơi nộp có thể có mẫu riêng hoặc yêu cầu riêng, nên hỏi trước.
- Thông tin bên uỷ quyền: họ tên đầy đủ, số giấy tờ tuỳ thân, địa chỉ, tư cách là tác giả, chủ sở hữu, hay cả hai.
- Thông tin bên được uỷ quyền: họ tên, số giấy tờ tuỳ thân, địa chỉ.
- Tác phẩm liên quan: tên tác phẩm đúng như trên tờ khai, loại hình. Nếu uỷ quyền cho nhiều tác phẩm, liệt kê từng cái.
- Phạm vi công việc: nộp hồ sơ, nộp lệ phí, nhận và trả lời thông báo sửa đổi bổ sung, ký sửa các chi tiết hình thức, nhận giấy chứng nhận. Ghi rõ từng việc, không viết chung chung.
- Những việc không được làm: nếu bạn muốn giới hạn, ví dụ không được thay đổi tên tác giả, không được thay đổi chủ sở hữu, không được rút hồ sơ khi chưa hỏi bạn.
- Thời hạn uỷ quyền: đến khi nhận được giấy chứng nhận hoặc đến một ngày cụ thể.
- Chữ ký của bên uỷ quyền, và có thể cả bên được uỷ quyền để xác nhận đồng ý nhận việc.
Danh sách này nhìn dài nhưng thực tế chỉ khoảng một trang. Thời gian soạn kỹ một trang ít hơn nhiều so với thời gian đi lại nếu giấy bị từ chối.
Một mẫu nội dung viết thành đoạn (ví dụ giả định)
Dưới đây là cách chị Hoa có thể viết lại giấy uỷ quyền, trình bày bằng lời thường để bạn hình dung. Đây là ví dụ giả định minh hoạ cách sắp ý, không phải mẫu chính thức; nơi tiếp nhận có thể có mẫu riêng mà bạn nên dùng.
Phần đầu ghi tiêu đề giấy uỷ quyền, rồi thông tin bên uỷ quyền: họ tên đầy đủ của chị Hoa, ngày sinh, số căn cước, nơi cư trú, và tư cách là tác giả đồng thời là chủ sở hữu tác phẩm. Tiếp đó là thông tin bên được uỷ quyền: họ tên em trai, ngày sinh, số căn cước, nơi cư trú.
Phần nội dung ghi: bên uỷ quyền giao cho bên được uỷ quyền thay mặt mình thực hiện thủ tục đăng ký quyền tác giả cho tác phẩm có tên chính xác như trên tờ khai, loại hình văn học, tại cơ quan tiếp nhận cụ thể. Sau đó liệt kê từng việc được làm: nộp hồ sơ và lệ phí; nhận các thông báo của cơ quan tiếp nhận và chuyển lại cho bên uỷ quyền; ký sửa các lỗi chính tả, lỗi trình bày theo yêu cầu của cơ quan sau khi đã được bên uỷ quyền đồng ý; nhận giấy chứng nhận.
Phần giới hạn ghi: bên được uỷ quyền không được thay đổi thông tin về tác giả, chủ sở hữu, nội dung tóm tắt, không được rút hồ sơ, và không được ký bất kỳ hợp đồng nào liên quan đến việc khai thác tác phẩm. Phần thời hạn ghi: có hiệu lực từ ngày ký đến khi nhận được giấy chứng nhận hoặc đến một ngày cụ thể, tuỳ điều nào đến trước. Cuối cùng là ngày lập, chữ ký và họ tên của hai bên.
Phạm vi uỷ quyền: rộng hay hẹp
Phạm vi rộng giúp người đi nộp xử lý được nhiều việc phát sinh, nhưng cũng trao cho họ nhiều quyền hơn. Cân nhắc theo mức tin cậy và độ phức tạp của hồ sơ.
| Việc | Nên giao khi | Nên giữ lại khi |
|---|---|---|
| Nộp hồ sơ và lệ phí | Gần như luôn giao | Không có |
| Nhận thông báo sửa đổi, bổ sung | Người được uỷ quyền ở gần nơi nộp, liên lạc với bạn dễ | Bạn muốn tự đọc và quyết định mọi thay đổi |
| Ký sửa chi tiết hình thức như lỗi chính tả, định dạng | Hồ sơ đơn giản, người được uỷ quyền cẩn thận | Hồ sơ phức tạp, nhiều đồng tác giả |
| Thay đổi nội dung khai như tóm tắt, ngày công bố | Hiếm khi nên giao | Phần lớn trường hợp |
| Nhận giấy chứng nhận | Bạn không đến nhận được | Bạn muốn tự nhận hoặc nhận qua bưu chính |
| Rút hồ sơ | Hiếm khi nên giao | Phần lớn trường hợp |
Với chị Hoa, phạm vi hợp lý là: nộp hồ sơ, nộp lệ phí, nhận thông báo và gửi lại cho chị, ký sửa lỗi hình thức sau khi đã hỏi chị qua tin nhắn, nhận giấy chứng nhận. Những thay đổi về nội dung, chị tự ký và gửi lên.
Chứng thực, hợp pháp hoá và các yêu cầu hình thức
Có cần chứng thực chữ ký không? Tuỳ yêu cầu của nơi tiếp nhận tại thời điểm nộp. Có nơi chấp nhận giấy uỷ quyền có chữ ký của các bên kèm bản sao giấy tờ tuỳ thân, có nơi yêu cầu chứng thực chữ ký. Hỏi trước để chuẩn bị đúng, vì chứng thực sau khi đã gửi đi là mất thêm một vòng.
Tác giả đang ở nước ngoài. Giấy uỷ quyền lập ở nước ngoài để dùng tại Việt Nam thường phải được hợp pháp hoá lãnh sự hoặc chứng nhận theo quy định, trừ trường hợp được miễn theo điều ước. Có thể làm qua cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước sở tại. Giấy bằng tiếng nước ngoài cần bản dịch.
Chủ sở hữu là tổ chức. Giấy uỷ quyền do người đại diện theo pháp luật của tổ chức ký, đóng dấu nếu tổ chức có dấu, hoặc người được tổ chức uỷ quyền hợp lệ. Kèm giấy tờ cho thấy người ký có thẩm quyền.
Nhiều đồng tác giả, đồng chủ sở hữu. Mỗi người đều phải đồng ý với việc nộp hồ sơ. Có thể cùng ký một giấy uỷ quyền chung cho một người đi nộp, hoặc mỗi người một giấy. Thiếu chữ ký của một người là thiếu sự đồng ý của người đó.
Trình tự làm cho gọn
Chị Hoa và em trai có thể làm theo thứ tự này để mọi thứ xong trong một lần đi nộp.
- Chị Hoa hoàn thiện tờ khai, bản sao tác phẩm, các giấy tờ kèm theo, rồi chụp toàn bộ gửi em trai xem trước.
- Gọi điện hoặc hỏi nơi tiếp nhận về yêu cầu hình thức với giấy uỷ quyền và giấy tờ tuỳ thân của người đi nộp.
- Soạn giấy uỷ quyền theo các phần ở trên, ký, chứng thực nếu cần.
- Gửi bộ hồ sơ gốc và giấy uỷ quyền cho em trai bằng đường có theo dõi.
- Em trai đi nộp, mang theo giấy tờ tuỳ thân bản gốc, nhận giấy biên nhận, chụp gửi chị ngay.
- Mọi thông báo sau đó em trai chuyển nguyên văn cho chị, không tự sửa nội dung.
- Khi có giấy chứng nhận, em trai nhận thay và gửi về, chị kiểm từng chữ trên giấy.
Giữ lại bản sao giấy uỷ quyền và giấy biên nhận. Đây là bằng chứng ai đã làm gì nhân danh bạn, có ích nếu sau này phát sinh câu hỏi về hồ sơ.
Rủi ro khi uỷ quyền và cách giảm
Phần lớn việc nhờ người thân nộp hồ sơ diễn ra suôn sẻ. Rủi ro chủ yếu đến từ hai hướng. Một là người được uỷ quyền tự ý sửa nội dung để hồ sơ "qua cho nhanh", ví dụ đổi loại hình, cắt bớt tóm tắt, mà không hiểu hệ quả. Hai là giấy uỷ quyền quá rộng, viết kiểu "được toàn quyền quyết định mọi việc liên quan đến tác phẩm", vô tình trao cho người khác quyền làm những việc vượt xa việc nộp hồ sơ.
Cách giảm rủi ro đơn giản: viết phạm vi hẹp và cụ thể, chỉ cho phép làm những việc liên quan đến hồ sơ đăng ký của tác phẩm có tên rõ ràng, có thời hạn. Tuyệt đối không dùng giấy uỷ quyền nộp hồ sơ để ngầm trao quyền ký hợp đồng chuyển nhượng hay cấp phép tác phẩm; đó là những việc khác hẳn, cần văn bản riêng.
Nếu muốn có người soạn và nộp hồ sơ đăng ký quyền tác giả thay bạn, có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Tác Quyền liên hệ lại. Còn với những câu hỏi về hình thức giấy uỷ quyền tại thời điểm nộp, nơi trả lời chính xác nhất là chính cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp
Giấy uỷ quyền viết tay có được chấp nhận không?
Bộ luật Dân sự 2015 không bắt buộc giấy uỷ quyền phải đánh máy. Tuy vậy, nơi tiếp nhận có thể có yêu cầu hình thức riêng, như phải có chứng thực chữ ký. Đánh máy giúp rõ chữ, dễ đọc, ít bị hỏi lại. Hỏi nơi nộp trước khi soạn.
Một giấy uỷ quyền dùng cho nhiều lần nộp được không?
Được nếu giấy ghi rõ nhiều tác phẩm và thời hạn đủ dài. Tuy nhiên với mỗi hồ sơ, nơi tiếp nhận có thể cần bản gốc hoặc bản sao có chứng thực. Chuẩn bị đủ bản, hoặc làm giấy riêng cho từng hồ sơ để đỡ rắc rối.
Người được uỷ quyền có được đứng tên chủ sở hữu thay mình không?
Không. Giấy uỷ quyền cho người khác làm thủ tục nhân danh bạn, không chuyển quyền sở hữu tác phẩm. Nếu người được uỷ quyền khai tên mình là chủ sở hữu, đó là khai sai. Kiểm kỹ tờ khai trước khi giao hồ sơ.
Muốn huỷ uỷ quyền giữa chừng thì làm thế nào?
Bạn có thể chấm dứt uỷ quyền theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015 và nên thông báo bằng văn bản cho người được uỷ quyền và cho nơi tiếp nhận hồ sơ. Sau đó bạn tự làm tiếp hoặc uỷ quyền cho người khác.
Tác giả lớn tuổi không đi lại được thì có cần thêm giấy tờ gì không?
Tác giả vẫn tự ký giấy uỷ quyền nếu còn đủ năng lực hành vi dân sự. Nếu tác giả không tự ký được, có thể cần người làm chứng hoặc thủ tục chứng thực đặc biệt. Trường hợp năng lực hành vi bị hạn chế liên quan đến người đại diện theo pháp luật, nên hỏi luật sư.
