Khi khách đã có hợp đồng cấp phép với bạn mà dùng tác phẩm ra ngoài phạm vi hoặc không trả đủ tiền, đây trước hết là chuyện vi phạm hợp đồng giữa hai bên quen biết, và cách xử lý hiệu quả nhất thường là nhắc đúng lúc, đề nghị bổ sung, rồi mới tới các biện pháp mạnh hơn. Nhảy thẳng vào lời lẽ "vi phạm bản quyền" với một khách cũ thường làm mất cả tiền lẫn quan hệ.
Ví dụ giả định: anh Sơn dựng phim giới thiệu cho một khu nghỉ dưỡng ở Quảng Ninh. Hợp đồng cho phép dùng phim trên trang web và mạng xã hội của khu nghỉ dưỡng trong một năm; đợt thanh toán cuối đến hạn sau khi giao bản hoàn chỉnh. Ba tháng sau, anh thấy phim được phát ở gian hàng hội chợ du lịch và trong một quảng cáo truyền hình địa phương, còn đợt cuối vẫn chưa trả. Bài này đi theo cách anh Sơn xử lý, dựa trên Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi, bổ sung 2009, 2019, 2022).
Phân biệt ba chuyện đang xảy ra cùng lúc
Trong tình huống của anh Sơn có ba chuyện khác nhau. Chuyện thứ nhất là nợ tiền: khách chưa thanh toán đợt cuối theo hợp đồng. Chuyện thứ hai là dùng vượt phạm vi: phát phim ở hội chợ và trên truyền hình, những kênh không có trong thoả thuận. Chuyện thứ ba là câu hỏi hệ quả: khi chưa trả đủ tiền, khách có quyền dùng phim ngay cả trong phạm vi đã thoả thuận hay không.
Câu trả lời cho chuyện thứ ba nằm ở hợp đồng. Nếu hợp đồng ghi quyền sử dụng chỉ phát sinh khi thanh toán đủ, khách đang dùng mà chưa có quyền. Nếu hợp đồng không nói gì, việc đánh giá sẽ phức tạp hơn và phụ thuộc toàn bộ nội dung thoả thuận. Đây là lý do mọi hợp đồng cấp phép nên có câu gắn quyền sử dụng với việc thanh toán.
Tách ba chuyện ra giúp anh Sơn nói chuyện mạch lạc. Với khách, khoản nợ là chuyện kế toán, dùng vượt phạm vi là chuyện bộ phận marketing; nhiều khi hai bộ phận không biết nhau đang làm gì. Gửi một văn bản gộp mọi bức xúc thường khiến không ai trong công ty khách thấy mình là người phải trả lời.
Trình tự xử lý mềm trước, cứng sau
Anh Sơn đi theo các bước dưới đây, mỗi bước cách nhau một khoảng thời gian hợp lý và đều để lại dấu vết bằng văn bản:
- Thu thập bằng chứng việc dùng ngoài phạm vi: chụp, quay lại kèm ngày giờ, nơi phát; lưu đường dẫn và bản chụp trang.
- Đọc lại hợp đồng: phạm vi, thời điểm phát sinh quyền, điều khoản thanh toán, điều khoản chấm dứt, cách gửi thông báo.
- Gửi lời nhắc thanh toán lịch sự cho đầu mối kế toán, kèm số hợp đồng và hạn đã qua.
- Gửi riêng cho đầu mối marketing một tin nhắn hỏi về việc phát phim ở hội chợ và truyền hình, kèm đề nghị phụ lục mở rộng phạm vi với phí bổ sung.
- Nếu không có phản hồi, gửi văn bản chính thức theo đúng cách thông báo trong hợp đồng, nêu rõ các khoản nợ, việc dùng ngoài phạm vi và thời hạn hợp lý để khắc phục.
- Hết thời hạn mà không có kết quả, cân nhắc thực hiện quyền tạm ngừng hoặc chấm dứt hợp đồng nếu hợp đồng cho phép, và nhờ luật sư đánh giá bước tiếp theo.
Bước bốn thường giải quyết được chuyện. Bộ phận marketing của khách cần phim cho hội chợ, và họ thà trả phí bổ sung còn hơn bị yêu cầu gỡ giữa mùa sự kiện. Lời đề nghị cụ thể có giá, có văn bản sẵn để ký, dễ được chấp nhận hơn lời trách móc.
Viết lời nhắc sao cho được trả lời
Một việc một tin. Nhắc nợ và hỏi về phạm vi nên tách ra, gửi đúng người phụ trách. Người nhận chỉ cần làm một việc là trả lời được.
Nêu dữ kiện, không suy diễn. Ghi ngày, nơi, hình thức phim được phát; trích đúng điều khoản phạm vi. Tránh những câu như "anh chị cố tình lợi dụng", vì nó khiến người nhận phải tự vệ thay vì giải quyết.
Đưa ra lối ra. Một đề nghị phụ lục với phí bổ sung là lối ra cho khách. Ghi rõ nếu ký phụ lục và thanh toán, việc sử dụng đã qua được coi như nằm trong phạm vi.
Đặt thời hạn hợp lý. Một thời hạn cụ thể để phản hồi giúp câu chuyện không trôi. Thời hạn quá ngắn trông như doạ, quá dài thì mất tác dụng.
Giữ giọng của người làm ăn lâu dài. Kết thúc bằng mong muốn tiếp tục hợp tác. Nhiều khách vượt phạm vi vì không biết, và chính họ có thể là người thuê bạn làm phim năm sau.
Tạm ngừng hoặc chấm dứt cấp phép: khi nào được, khi nào không
Theo nguyên lý của Bộ luật Dân sự 2015, khi một bên vi phạm nghĩa vụ hợp đồng, bên kia có thể có quyền yêu cầu thực hiện đúng, đòi bồi thường, tạm ngừng thực hiện hoặc huỷ bỏ, đơn phương chấm dứt hợp đồng trong những điều kiện luật định hoặc hai bên đã thoả thuận. Quyền nào áp dụng được, áp dụng ra sao, phụ thuộc mức độ vi phạm và điều khoản hợp đồng.
Nếu hợp đồng của anh Sơn có điều khoản cho phép chấm dứt khi khách không thanh toán sau một thời hạn được nhắc, anh có cơ sở để gửi thông báo chấm dứt. Sau khi chấm dứt, khách không còn quyền sử dụng phim, và việc tiếp tục dùng có thể trở thành xâm phạm quyền tác giả. Nếu hợp đồng không có điều khoản đó, việc chấm dứt đơn phương có thể bị coi là vi phạm ngược lại; cần luật sư đánh giá trước.
Điều nên tránh tuyệt đối là tự xử lý bằng tay: xoá phim trên tài khoản của khách nếu bạn còn giữ mật khẩu quản trị, đăng bài bêu tên khách trên mạng xã hội, hoặc gửi khiếu nại để nền tảng gỡ phim khi hợp đồng vẫn còn hiệu lực. Những việc đó có thể làm bạn từ người bị nợ thành người vi phạm.
Các tình huống thường gặp và hướng xử lý
Bảng dưới gom một số biến thể của chuyện vượt phạm vi và chậm trả, theo hướng thường hợp lý nhất. Đây là gợi ý biên tập, không phải ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể:
| Tình huống | Bản chất | Hướng xử lý thường gặp |
|---|---|---|
| Đã trả đủ, dùng thêm một kênh không có trong hợp đồng | Vượt phạm vi | Đề nghị phụ lục bổ sung phí, ghi nhận việc đã dùng |
| Chưa trả đủ, dùng đúng phạm vi | Nợ tiền, có thể chưa phát sinh quyền | Nhắc thanh toán, viện dẫn điều khoản quyền phát sinh khi trả đủ |
| Chưa trả đủ, dùng vượt phạm vi | Cả hai | Tách hai việc, đề nghị gói thanh toán chung kèm phụ lục |
| Hết thời hạn cấp phép, vẫn dùng | Sử dụng không có phép sau hạn | Nhắc và đề nghị gia hạn; không hợp tác mới tính bước khác |
| Cho đơn vị khác dùng lại tác phẩm | Cấp lại trái phép nếu hợp đồng không cho | Hỏi khách trước, sau đó mới liên hệ đơn vị kia |
Khi số tiền tranh chấp nhỏ, cách xử lý tiết kiệm nhất thường là thương lượng có văn bản. Khi số tiền lớn hoặc khách phủ nhận, mới cần tới hoà giải, trọng tài hoặc toà án theo thoả thuận trong hợp đồng, với sự hỗ trợ của luật sư.
Khi khách đem tác phẩm cho đơn vị khác dùng
Biến thể khó chịu nhất của chuyện vượt phạm vi là tác phẩm đi sang tay người thứ ba. Ví dụ giả định: khu nghỉ dưỡng gửi phim của anh Sơn cho một công ty lữ hành đối tác để họ dùng trong chương trình quảng bá tour. Công ty lữ hành tin rằng mình được phép vì khu nghỉ dưỡng đã gửi; khu nghỉ dưỡng nghĩ rằng đã mua phim thì cho ai dùng cũng được. Không ai hỏi người làm ra phim.
Nếu hợp đồng cấp phép không cho khu nghỉ dưỡng quyền cấp lại, việc chuyển cho đơn vị khác dùng nằm ngoài phạm vi. Nhưng cách xử lý vẫn nên đi qua khách trước. Anh Sơn hỏi khu nghỉ dưỡng về việc này, kèm đề nghị: hoặc khu nghỉ dưỡng ký phụ lục cho phép đối tác dùng với phí bổ sung, hoặc anh làm việc trực tiếp với công ty lữ hành để cấp phép riêng. Cả hai cách đều để công ty lữ hành tiếp tục dùng hợp pháp, và anh nhận được phần đáng nhận.
Chỉ khi khách và bên thứ ba đều không hợp tác, anh mới tính tới việc gửi yêu cầu trực tiếp tới bên thứ ba, nêu rằng họ đang dùng tác phẩm không có phép. Bên thứ ba thường dừng lại nhanh khi biết mình đang ở vị trí rủi ro, nhưng làm vậy cũng có nghĩa là quan hệ với khách cũ gần như chấm dứt. Hãy cân nhắc giá trị hai bên trước khi bước tới đây.
Để phòng trường hợp này, hợp đồng cấp phép nên có một câu ngắn: bên được cấp phép không được chuyển giao, cấp lại quyền cho tổ chức, cá nhân khác, kể cả đối tác, công ty liên kết, nếu chưa có sự đồng ý bằng văn bản của tác giả.
Rút kinh nghiệm cho hợp đồng lần sau
Sau vụ việc, anh Sơn sửa lại mẫu hợp đồng của mình bằng bốn câu. Câu thứ nhất: quyền sử dụng chỉ phát sinh khi thanh toán đủ, trước đó chỉ được dùng bản xem thử có dấu mờ. Câu thứ hai: liệt kê kênh được phép và ghi rõ mọi kênh khác cần phụ lục. Câu thứ ba: bảng phí cho các kênh mở rộng thường gặp, để khi khách muốn dùng thêm thì đã có sẵn giá.
Câu thứ tư: quyền chấm dứt hợp đồng nếu khách không thanh toán sau một thời hạn được nhắc bằng văn bản, kèm hệ quả là khách phải ngừng sử dụng. Với điều khoản này, những lời nhắc sau này của anh có trọng lượng hơn, vì cả hai bên đều biết bước tiếp theo là gì.
Anh cũng thay đổi cách giao tệp: bản hoàn chỉnh độ phân giải cao chỉ gửi sau khi nhận đủ tiền; trước đó khách duyệt bằng bản nén có dấu mờ. Cách làm này không phải vì nghi ngờ khách, mà để cả hai bên không phải ở vào thế khó xử. Phần lớn khách chuyên nghiệp hiểu và chấp nhận khi được giải thích từ đầu.
Câu hỏi thường gặp
Khách chưa trả đủ tiền mà vẫn dùng tác phẩm thì có phải là vi phạm bản quyền không?
Phụ thuộc hợp đồng. Nếu hợp đồng ghi quyền sử dụng chỉ phát sinh khi thanh toán đủ, việc dùng trước đó có thể là sử dụng không có phép. Nếu không ghi, đây thường được xem là tranh chấp hợp đồng. Hỏi luật sư với hợp đồng trong tay.
Có nên gửi khiếu nại bản quyền lên nền tảng để gỡ video của khách chậm trả không?
Không nên khi hợp đồng còn hiệu lực và khách đang dùng trong phạm vi đã thoả thuận. Khiếu nại sai có thể khiến bạn chịu trách nhiệm. Chỉ cân nhắc khi hợp đồng đã chấm dứt hợp lệ và khách vẫn tiếp tục dùng, tốt nhất sau khi hỏi luật sư.
Đòi phí sử dụng vượt phạm vi tính theo cách nào?
Cách đơn giản nhất là áp bảng giá bạn dùng cho kênh tương ứng, hoặc thoả thuận một khoản cố định. Nếu hợp đồng đã có bảng phí mở rộng, áp theo bảng. Tranh chấp về bồi thường thiệt hại thì cần luật sư tính theo quy định.
Khách là doanh nghiệp lớn, có nên thương lượng một mình không?
Với khoản nhỏ, bạn vẫn có thể tự thương lượng bằng văn bản rõ ràng. Với khoản lớn hoặc khi phía khách đưa bộ phận pháp chế vào cuộc, nên có luật sư hỗ trợ để cân bằng vị thế.
Có thể bêu tên khách nợ tiền trên mạng xã hội không?
Không nên. Việc đó có thể ảnh hưởng tới danh dự, uy tín của người khác và khiến bạn bị khiếu nại ngược. Giữ tranh chấp trong kênh thương lượng, hoà giải hoặc tố tụng sẽ an toàn hơn.
Hợp đồng không có điều khoản chấm dứt thì có đơn phương chấm dứt được không?
Bộ luật Dân sự 2015 có quy định về đơn phương chấm dứt và huỷ bỏ hợp đồng khi bên kia vi phạm nghiêm trọng, nhưng điều kiện chặt chẽ. Tự chấm dứt sai có thể khiến bạn thành bên vi phạm; nên hỏi luật sư trước khi gửi thông báo.
