Khi công ty đứng tên chủ sở hữu trong hồ sơ đăng ký quyền tác giả, hồ sơ phải cho thấy quyền đã về tay công ty bằng con đường nào: tác phẩm làm theo nhiệm vụ được giao, theo hợp đồng sáng tác, hoặc được chuyển nhượng. Người trực tiếp sáng tạo vẫn được ghi ở mục tác giả, dù không phải chủ sở hữu.
Lỗi phổ biến ở studio nhỏ và công ty khởi nghiệp là coi việc trả lương, trả tiền là đủ, không có văn bản nào nối tác phẩm cụ thể với công ty. Bài này đi qua ba con đường hình thành quyền của công ty, giấy tờ tương ứng cần kèm hồ sơ, và cách bổ sung khi công ty phát hiện mình đang thiếu.
Tình huống: studio nhỏ ở Đà Nẵng muốn đăng ký bộ nhân vật
Một studio sáng tạo ở Đà Nẵng có năm người (ví dụ giả định). Hai năm qua, studio làm ra một bộ nhân vật hoạt hình dùng cho các sản phẩm của chính mình. Người vẽ chính là Tâm, nhân viên toàn thời gian; một số nhân vật phụ do Duy, người làm tự do, vẽ theo từng đợt đặt hàng qua tin nhắn. Giờ studio có cơ hội cấp phép bộ nhân vật cho một đơn vị làm đồ chơi, và đối tác hỏi giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả đứng tên studio.
Khi chuẩn bị hồ sơ, giám đốc studio phát hiện: hợp đồng lao động của Tâm không có câu nào về sản phẩm sáng tạo, không có quyết định giao nhiệm vụ cụ thể cho bộ nhân vật; với Duy, chỉ có các tin nhắn đặt hàng và chuyển khoản, không có hợp đồng. Studio tin mình là chủ sở hữu, nhưng không có tờ giấy nào chứng minh.
Đây là tình huống của rất nhiều doanh nghiệp sáng tạo nhỏ. Luật đã có nguyên lý để xác định chủ sở hữu, nhưng hồ sơ đăng ký, và đối tác mua quyền, cần thấy nguyên lý đó được thể hiện bằng văn bản.
Ba con đường để công ty trở thành chủ sở hữu
Theo nguyên lý của Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi, bổ sung 2009, 2019, 2022), chủ sở hữu quyền tác giả có thể khác tác giả. Với công ty, quyền thường đến từ một trong ba con đường dưới đây.
| Con đường | Giấy tờ thường dùng để chứng minh | Ghi chú |
|---|---|---|
| Giao nhiệm vụ cho người trong tổ chức | Quyết định hoặc văn bản giao nhiệm vụ nêu rõ tác phẩm; hợp đồng lao động; bản mô tả công việc | Thoả thuận khác có thể thay đổi kết quả |
| Giao kết hợp đồng sáng tác với người ngoài | Hợp đồng đặt hàng, hợp đồng dịch vụ sáng tác có điều khoản về quyền tác giả | Hợp đồng nên ghi rõ quyền tài sản thuộc bên đặt hàng |
| Nhận chuyển nhượng | Hợp đồng chuyển nhượng quyền tác giả bằng văn bản | Ghi rõ những quyền tài sản được chuyển, phạm vi |
Cả ba con đường đều cần văn bản nêu được tác phẩm cụ thể hoặc nhóm tác phẩm xác định được. Một câu chung chung kiểu "mọi sản phẩm của nhân viên thuộc về công ty" giúp được phần nào, nhưng khi tranh chấp, người ta sẽ hỏi bộ nhân vật này có nằm trong nhiệm vụ của Tâm không.
Giấy tờ cụ thể cho từng trường hợp
Nhân viên làm theo nhiệm vụ. Kèm hồ sơ là văn bản giao nhiệm vụ, nên ghi tên nhân viên, tên hoặc mô tả tác phẩm, thời gian thực hiện, và rằng tác phẩm làm bằng thời gian, phương tiện của công ty. Hợp đồng lao động và bản mô tả công việc hỗ trợ thêm. Nếu công ty có quy chế nội bộ về sở hữu trí tuệ, đính kèm phần liên quan.
Người làm tự do theo hợp đồng. Kèm hợp đồng sáng tác có điều khoản nói quyền tài sản đối với tác phẩm thuộc về công ty, kèm biên bản nghiệm thu hoặc chứng từ thanh toán gắn với tác phẩm. Tin nhắn đặt hàng có thể là chứng cứ phụ, nhưng không thay được hợp đồng.
Nhận chuyển nhượng từ tác giả. Kèm hợp đồng chuyển nhượng bằng văn bản, nêu tác phẩm, các quyền tài sản chuyển nhượng, phạm vi, giá và phương thức thanh toán. Quyền nhân thân như quyền đứng tên, quyền bảo vệ sự toàn vẹn của tác phẩm không chuyển nhượng được.
Tư cách của công ty. Tờ khai do người đại diện theo pháp luật của công ty ký, hoặc người được uỷ quyền hợp lệ. Có thể cần giấy tờ chứng minh tư cách pháp nhân và thẩm quyền người ký theo yêu cầu nơi nộp.
Công ty đang thiếu giấy tờ: bổ sung thế nào cho đúng
Với studio ở Đà Nẵng, việc cần làm là lập lại chuỗi văn bản một cách trung thực, không lập văn bản lùi ngày.
- Lập danh sách tác phẩm muốn đăng ký và ai đã làm phần nào, dựa trên tệp gốc, lịch sử dự án, tin nhắn.
- Với nhân viên như Tâm: lập văn bản xác nhận giữa công ty và nhân viên rằng bộ nhân vật được làm theo nhiệm vụ của công ty trong thời gian nào, bằng phương tiện của công ty, và quyền tài sản thuộc công ty. Văn bản ghi ngày lập thật, có thể nêu rằng nó xác nhận lại sự việc đã diễn ra.
- Với người làm tự do như Duy: ký hợp đồng chuyển nhượng hoặc văn bản xác nhận chuyển giao quyền tài sản đối với các nhân vật đã vẽ, kèm chứng từ thanh toán trước đây. Nếu Duy muốn thêm tiền cho việc này, đó là chuyện thương lượng.
- Ghi đúng tên tác giả cho từng phần trong tờ khai: Tâm là tác giả nhân vật chính, Duy là tác giả các nhân vật phụ, hoặc tách thành các hồ sơ riêng.
- Từ nay về sau, mọi dự án sáng tạo có văn bản giao việc hoặc hợp đồng trước khi bắt đầu.
Cám dỗ lớn nhất là soạn một hợp đồng ghi ngày hai năm trước rồi nhờ người làm tự do ký. Việc đó là tạo giấy tờ sai sự thật, và nếu bị phát hiện trong tranh chấp, nó làm sụp toàn bộ lập luận của công ty. Văn bản xác nhận lập hôm nay về sự việc hôm qua là cách đúng.
Lỗi hay gặp ở hồ sơ đứng tên công ty
Những lỗi dưới đây làm hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, hoặc tệ hơn, làm giấy chứng nhận yếu đi khi đối tác rà soát.
- Ghi tên giám đốc là tác giả vì giám đốc là người ký hồ sơ, trong khi người trực tiếp vẽ, viết là nhân viên. Người ký tờ khai đại diện chủ sở hữu khác người sáng tạo.
- Bỏ trống mục tác giả với lý do "tác phẩm của công ty". Luật đòi tác giả phải là người trực tiếp sáng tạo, tên họ phải xuất hiện.
- Văn bản giao nhiệm vụ không nêu được tác phẩm, chỉ ghi "phụ trách thiết kế". Người đọc hồ sơ không nối được văn bản đó với bộ nhân vật cụ thể.
- Hợp đồng với người làm tự do chỉ nói về tiền, không có câu nào về quyền tác giả. Hợp đồng như vậy có thể chỉ được hiểu là mua quyền sử dụng trong phạm vi hẹp.
- Tác phẩm có cả phần nhân viên làm và phần người ngoài làm, nhưng hồ sơ chỉ kèm giấy tờ cho một phần.
- Người ký tờ khai không có thẩm quyền, ví dụ trưởng nhóm sáng tạo ký thay giám đốc mà không có giấy uỷ quyền.
Cả sáu lỗi đều sửa được trước khi nộp nếu công ty dành một buổi đối chiếu tờ khai với danh sách người làm và các văn bản hiện có.
Tác giả vẫn còn những gì khi công ty là chủ sở hữu
Nhiều người làm sáng tạo ngại ký văn bản xác nhận vì sợ "mất hết". Thực tế, tác giả vẫn giữ các quyền nhân thân không chuyển giao được: quyền được đứng tên thật hoặc bút danh trên tác phẩm, được nêu tên khi tác phẩm được công bố, sử dụng, và quyền bảo vệ sự toàn vẹn của tác phẩm, không cho người khác sửa chữa, cắt xén, xuyên tạc gây phương hại đến danh dự, uy tín của tác giả. Trong tờ khai, Tâm và Duy được ghi tên ở mục tác giả.
Hợp đồng tốt còn có thể cho tác giả thêm những quyền thực tế, như được trưng bày tác phẩm trong hồ sơ năng lực cá nhân sau khi đã công bố, được hưởng một phần doanh thu khi công ty cấp phép tác phẩm cho bên khác. Những điều khoản này giúp người sáng tạo yên tâm ký, và giúp công ty giữ được người giỏi.
Với công ty, ghi đúng tác giả không phải là nhường quyền. Nó là điều kiện để hồ sơ trung thực, và để đối tác mua quyền tin vào chuỗi quyền của bạn.
Cũng nên nhớ rằng nhân viên có quyền được biết tác phẩm của mình được đăng ký thế nào. Gửi cho Tâm và Duy bản sao tờ khai trước khi nộp, để họ kiểm tên mình và phần mình làm, là một bước nhỏ tránh hiểu lầm lớn về sau.
Khi đối tác hỏi về chuỗi quyền
Đối tác làm đồ chơi trong ví dụ sẽ không chỉ nhìn giấy chứng nhận. Một bên mua quyền cẩn thận sẽ hỏi: ai là tác giả, quyền đến tay công ty bằng văn bản nào, có phần nào do người ngoài làm mà chưa có hợp đồng không. Giấy chứng nhận giúp gánh chứng minh, nhưng nếu chuỗi văn bản phía sau đứt, họ vẫn lo.
Vì vậy hãy lưu hồ sơ đăng ký kèm toàn bộ văn bản đã dùng để chứng minh quyền: văn bản giao nhiệm vụ, hợp đồng, xác nhận, chứng từ thanh toán. Khi bán hay cấp phép, bạn đưa ra được cả chuỗi chứ không chỉ một tờ giấy. Với những giao dịch giá trị lớn, nên để luật sư sở hữu trí tuệ rà chuỗi quyền trước khi đối tác rà.
Nếu muốn có người soạn và nộp hồ sơ đăng ký quyền tác giả thay bạn, có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Tác Quyền liên hệ lại. Lệ phí và thời gian xử lý hồ sơ theo quy định hiện hành, hỏi nơi nộp.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có đứng tên chủ sở hữu quyền tác giả được không?
Hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân như công ty, nên quyền thường đứng tên cá nhân chủ hộ hoặc các thành viên. Cách khai cụ thể nên hỏi nơi nộp hồ sơ. Nếu dự định khai thác lâu dài, cân nhắc mô hình doanh nghiệp phù hợp với sự tư vấn của người có chuyên môn.
Nhân viên đã nghỉ việc có phải ký gì không?
Nếu tác phẩm làm theo nhiệm vụ rõ ràng, công ty có thể chỉ cần văn bản giao nhiệm vụ đã có. Nếu thiếu, công ty nên liên hệ người đã nghỉ để lập văn bản xác nhận. Người đó vẫn được ghi tên tác giả. Không nên tự ghi tác giả là người khác.
Công ty mẹ đứng tên tác phẩm do công ty con làm được không?
Hai công ty là hai pháp nhân riêng. Quyền đi từ công ty con sang công ty mẹ cần văn bản chuyển nhượng hoặc hợp đồng phù hợp. Nhiều tập đoàn gom quyền về một đơn vị để dễ quản lý, nhưng phải làm bằng văn bản.
Trả đủ tiền cho người làm tự do có tự động thành chủ sở hữu không?
Không nên mặc định như vậy. Nếu không có hợp đồng ghi rõ quyền tài sản thuộc bên đặt hàng, tranh chấp có thể nảy sinh về việc bên đặt hàng chỉ mua quyền sử dụng hay mua toàn bộ quyền. Có hợp đồng ngay từ đầu là cách rẻ nhất.
Giấy chứng nhận đứng tên công ty có ghi tên tác giả không?
Có. Giấy chứng nhận ghi cả tác giả và chủ sở hữu. Việc ghi tên tác giả là quyền nhân thân của người sáng tạo, công ty không được bỏ tên tác giả hay thay bằng tên người khác.
