Bản sao tác phẩm nộp kèm hồ sơ là thứ giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả gắn vào: khi có tranh chấp, người ta sẽ so tác phẩm đang tranh chấp với chính bản này. Vì vậy bản sao phải đúng là tác phẩm bạn muốn bảo vệ, đầy đủ, rõ ràng, và khớp với những gì khai trong tờ khai.
Mỗi loại tác phẩm có cách định hình khác nhau, nên dạng bản sao cũng khác: bản in cho sách, bản ký âm hoặc bản ghi cho nhạc, ảnh in cho ảnh chụp, ảnh chụp tác phẩm cho tượng, tệp ghi cho video, mã in hoặc lưu trên thiết bị cho phần mềm. Số bản và quy cách cụ thể theo quy định hiện hành; bài này giải thích nguyên lý chuẩn bị và các lỗi làm hồ sơ bị trả.
Vì sao bản sao quan trọng hơn bạn nghĩ
Anh Khải ở Nghệ An là nhiếp ảnh gia, chuẩn bị đăng ký một bộ ảnh về mùa gặt (ví dụ giả định). Anh định in vội vài tấm đẹp nhất, cỡ nhỏ, cho vào phong bì là xong. Một người bạn từng đi tranh chấp khuyên anh nghĩ lại: nếu sau này ai đó dùng một tấm trong bộ ảnh mà tấm đó không có trong bản sao đã nộp, giấy chứng nhận của anh không giúp gì cho tấm đó.
Đây là nguyên lý cốt lõi: giấy chứng nhận ghi nhận quyền đối với tác phẩm như được thể hiện trong bản sao đã nộp. Không có trong bản sao thì không được giấy chứng nhận bao phủ, dù bạn vẫn có quyền tác giả với nó theo nguyên tắc tự động. Bản sao in mờ, cắt xén, khác với bản gốc thì khi so sánh sẽ gây tranh cãi về chính tác phẩm của bạn.
Cục Bản quyền tác giả không thẩm định nội dung tác phẩm như xét nhãn hiệu, nhưng bản sao là căn cứ để xác định tác phẩm nào đã được đăng ký. Hãy chuẩn bị nó như chuẩn bị một chứng cứ, không như chuẩn bị một thủ tục.
Dạng bản sao thường dùng cho từng loại tác phẩm
Bảng dưới là hướng chuẩn bị theo nguyên lý. Quy cách cụ thể, số bản, việc có chấp nhận tệp điện tử hay không, có thể khác theo thời điểm và nơi nộp, nên hỏi trước.
| Loại tác phẩm | Dạng bản sao thường chuẩn bị | Lưu ý |
|---|---|---|
| Truyện, sách, bài viết, giáo trình | Bản in hoặc đánh máy, đóng quyển | Đánh số trang, có trang bìa ghi tên tác phẩm khớp tờ khai |
| Âm nhạc | Bản ký âm có lời, hoặc bản ghi âm kèm lời in | Bản ghi chỉ cần đủ thể hiện giai điệu, lời; chất lượng thu không quyết định |
| Nhiếp ảnh | Ảnh in đủ rõ | In đủ các ảnh muốn đăng ký, đừng chỉ in ảnh tiêu biểu |
| Tranh, minh hoạ, hoạ tiết | Ảnh chụp hoặc bản in màu của tác phẩm | Không nộp bản gốc; ảnh chụp thẳng, đủ sáng, không cắt mép |
| Tượng, đồ gốm, tác phẩm ba chiều | Ảnh chụp nhiều góc | Đủ góc để nhận ra hình khối; có thể kèm kích thước |
| Video, phim ngắn | Tệp ghi trên thiết bị lưu trữ theo quy định nơi nộp | Đúng bản dựng hoàn chỉnh muốn đăng ký; kiểm tệp mở được |
| Chương trình máy tính | Mã nguồn in hoặc lưu trên thiết bị, kèm mô tả | Hỏi quy định hiện hành về phần mã cần nộp; che thông tin nhạy cảm như khoá truy cập |
| Kiến trúc | Bản vẽ, phối cảnh | Bản vẽ đủ để nhận ra phương án thể hiện |
Một nguyên tắc chung cho mọi loại: bản sao phải là tác phẩm đã hoàn chỉnh như bạn khai, không phải bản nháp, không phải bản rút gọn để "đỡ tốn giấy".
Những lỗi làm bản sao bị yêu cầu thay
Tên trên bản sao khác tên trên tờ khai. Bìa sách ghi một tên, tờ khai ghi tên đã sửa. Hai tên lệch nhau khiến người xử lý không chắc đây cùng một tác phẩm.
Bản sao không đầy đủ. Nộp mười trang đầu của một cuốn truyện hai trăm trang, nộp một đoạn nhạc thay vì cả bài, nộp ba ảnh của một bộ ba mươi ảnh. Phần không nộp không được giấy chứng nhận bao phủ.
Chất lượng không đủ nhận diện. Ảnh in mờ, bản chụp tranh bị loá, tệp ghi âm nhiều tạp âm đến mức không nghe rõ giai điệu.
Bản sao lẫn nội dung của người khác mà không khai. Sách có trích nhiều ảnh, đoạn văn của người khác; video có nhạc nền không phải của bạn. Nếu phần đó không thuộc quyền của bạn, nên tách hoặc khai rõ, kèm giấy phép nếu có.
Tệp điện tử không mở được. Thiết bị lưu trữ hỏng, định dạng lạ, có mật khẩu. Kiểm tệp trên một máy khác trước khi nộp.
Chuẩn bị bộ ảnh của anh Khải từng bước
Áp vào trường hợp nhiếp ảnh gia, quy trình chuẩn bị bản sao có thể như sau. Các loại tác phẩm khác làm tương tự với dạng bản sao phù hợp.
- Chốt danh sách ảnh thuộc bộ tác phẩm muốn đăng ký. Đặt tên bộ, đánh số từng ảnh.
- Xuất ảnh từ tệp gốc với chất lượng đủ in rõ, không đóng dấu nước che mất chi tiết.
- In ảnh ở cỡ đủ nhận ra chi tiết, đánh số ở mặt sau hoặc lề, khớp với danh sách.
- Làm một trang danh mục liệt kê số thứ tự, mô tả ngắn từng ảnh, ngày chụp nếu muốn.
- Ghi tên bộ ảnh trên trang đầu, đúng như tờ khai.
- Chuẩn bị đủ số bộ theo quy định hiện hành, giữ thêm một bộ y hệt cho mình.
- Lưu riêng thư mục tệp gốc của đúng những ảnh đã nộp, đặt tên thư mục theo ngày nộp.
Bước cuối thường bị bỏ qua nhưng rất quan trọng: khi tranh chấp, anh Khải cần chỉ ra tệp gốc của đúng ảnh trong bản sao, không phải tìm trong hàng nghìn tệp khác.
Tác phẩm có nhiều thành phần: tách hay gộp
Nhiều tác phẩm của người sáng tạo hôm nay là tổ hợp: sách có minh hoạ, video có nhạc tự sáng tác, khoá học có bài giảng chữ và video. Trước khi chuẩn bị bản sao, hãy quyết định mình đăng ký cái gì. Mỗi lựa chọn có hệ quả khác nhau.
- Gộp làm một tác phẩm khi các phần chỉ có ý nghĩa đi cùng nhau và bạn không định khai thác riêng. Bản sao là toàn bộ tác phẩm như phát hành. Đơn giản, ít tốn kém.
- Tách thành nhiều tác phẩm khi có phần bạn muốn bán, cấp phép riêng. Ví dụ bộ minh hoạ của một cuốn sách muốn in lên sản phẩm khác, bài nhạc nền của một kênh muốn cấp phép cho người khác dùng. Mỗi phần một hồ sơ, một bản sao phù hợp loại hình.
- Có phần của người khác trong tác phẩm, như ảnh mua giấy phép, phông chữ, nhạc từ thư viện, thì phần đó không phải của bạn để đăng ký. Bản sao vẫn có thể chứa chúng nếu tác phẩm như vậy, nhưng mô tả trong tờ khai nên nói rõ phần nào là của bạn.
- Có người khác cùng sáng tạo một phần, như người vẽ minh hoạ thuê, người phối khí, thì phần đó có thể thuộc người ấy hoặc đã chuyển cho bạn theo hợp đồng. Giấy tờ chứng minh phải đi kèm hồ sơ.
Quyết định tách hay gộp nên làm trước khi in bản sao. Đổi ý sau khi đã nộp là phải chuẩn bị lại từ đầu.
Tác phẩm lớn, tác phẩm số và tác phẩm còn tiếp tục
Với tác phẩm rất lớn như bộ truyện hàng nghìn trang, khoá học hàng chục giờ video, người nộp thường băn khoăn có phải nộp hết không. Nguyên tắc là bản sao phải thể hiện tác phẩm bạn đăng ký. Nếu tác phẩm quá lớn, có thể cân nhắc đăng ký từng phần như những tác phẩm riêng, hoặc hỏi nơi nộp về cách nộp tệp điện tử thay cho bản in. Đừng tự rút gọn rồi khai là toàn bộ.
Với tác phẩm số như trang web, ứng dụng, trò chơi, thứ đăng ký thường là phần có thể định hình được: mã nguồn với chương trình máy tính, hình ảnh, âm thanh, văn bản với từng tác phẩm tương ứng. Giao diện là tổng hợp nhiều thứ, nên mô tả rõ bạn đang đăng ký phần nào.
Với tác phẩm còn tiếp tục như truyện đang ra chương, bạn đăng ký phần đã hoàn thành tại thời điểm nộp, và có thể đăng ký bổ sung các phần sau. Khi đó tên các phần nên được đặt nhất quán để thấy chúng thuộc cùng một bộ.
Trong mọi trường hợp, giữ một bản y hệt bản đã nộp. Thời gian trôi qua, bạn sẽ chỉnh sửa tác phẩm, và đến lúc cần thì không ai nhớ chính xác bản nộp năm đó trông thế nào.
Bảo mật khi nộp bản sao
Bản sao nộp cho cơ quan nhà nước được lưu trữ theo quy định, không phải công bố rộng rãi như đăng mạng. Tuy vậy, với một số tác phẩm, bạn cần nghĩ thêm. Mã nguồn phần mềm có thể chứa khoá truy cập, mật khẩu cơ sở dữ liệu, thông tin máy chủ; hãy loại bỏ những thứ đó khỏi bản nộp. Bản vẽ kiến trúc có thể chứa thông tin của chủ nhà; hãy cân nhắc phần nào cần thiết.
Ảnh chân dung, video có người khác xuất hiện liên quan đến quyền hình ảnh của họ, không chỉ quyền tác giả của bạn. Đăng ký quyền tác giả cho bức ảnh không thay cho việc xin phép người trong ảnh khi khai thác thương mại theo Bộ luật Dân sự 2015. Nên giữ giấy đồng ý của người mẫu cùng hồ sơ.
Khi còn phân vân về cách chuẩn bị bản sao cho một tác phẩm đặc thù, hỏi trực tiếp Cục Bản quyền tác giả hoặc văn phòng đại diện nơi bạn định nộp. Một cuộc hỏi trước tốn ít thời gian hơn nhiều so với việc nhận thông báo sửa đổi và chuẩn bị lại.
Với anh Khải, những bức chân dung nông dân trong bộ ảnh mùa gặt là ví dụ cụ thể: anh nên đính kèm trong hồ sơ riêng của mình các giấy đồng ý đã xin khi chụp, dù không nộp chúng cho cơ quan đăng ký.
Câu hỏi thường gặp
Có được nộp tệp điện tử thay cho bản in không?
Tuỳ loại tác phẩm và quy định hiện hành. Video, chương trình máy tính thường phải nộp dưới dạng tệp ghi. Với sách, ảnh, việc nộp bản in hay tệp phụ thuộc nơi nộp và hình thức nộp. Khi nộp trực tuyến, hệ thống thường có hướng dẫn riêng về định dạng.
Tranh sơn dầu khổ lớn thì chụp thế nào cho đạt?
Chụp thẳng góc, ánh sáng đều, không phản quang, đủ toàn bộ khung tranh không cắt mép. Có thể chụp thêm vài cận cảnh chi tiết đặc trưng. In ra với màu gần đúng nhất có thể và ghi kích thước thật của tranh trong mô tả.
Bài hát chỉ có bản thu điện thoại có được không?
Được, nếu bản thu nghe rõ giai điệu và lời. Tác phẩm âm nhạc là phần lời và nhạc, không phải chất lượng bản thu. Nên kèm lời in để người xử lý đối chiếu. Bản thu chuyên nghiệp nếu muốn bảo vệ là chuyện quyền liên quan, thủ tục riêng.
Đã nộp bản sao rồi sau đó sửa tác phẩm thì sao?
Giấy chứng nhận gắn với bản đã nộp. Sửa nhỏ thường không đáng ngại, nhưng nếu bản mới khác nhiều, phần thay đổi có thể là sáng tạo mới chưa được giấy chứng nhận bao phủ. Với thay đổi lớn, cân nhắc đăng ký phiên bản mới.
Có cần công chứng bản sao tác phẩm không?
Bản sao tác phẩm nộp kèm hồ sơ không phải giấy tờ hành chính nên thường không công chứng. Một số nơi có thể yêu cầu ký hoặc đóng dấu giáp lai để tránh thay trang. Hỏi nơi nộp về yêu cầu hiện hành.
