Tờ khai là phần quan trọng nhất của hồ sơ đăng ký quyền tác giả, vì những gì bạn khai sẽ đi vào giấy chứng nhận và trở thành lời khai chính thức của bạn về tác phẩm. Phần lớn hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung không phải vì tác phẩm có vấn đề, mà vì tờ khai lệch với bản mẫu, chọn sai loại hình, khai chủ sở hữu sai tư cách hoặc tóm tắt nội dung quá sơ sài.
Bài này đi qua từng nhóm mục theo trình tự thường gặp trong mẫu tờ khai, chỉ ra lỗi hay mắc và cách viết lại. Mẫu tờ khai do cơ quan có thẩm quyền ban hành và có thể thay đổi, nên trước khi điền hãy tải mẫu hiện hành từ nơi nộp, đừng dùng bản cũ ai đó gửi cho.
Trước khi cầm bút: ba câu phải trả lời xong
Chị Lan ở Thái Nguyên soạn một bộ sách bài tập tiếng Việt cho học sinh tiểu học, tự minh hoạ, định in để bán qua mạng (ví dụ giả định). Chị tải mẫu tờ khai về và thấy rối ngay từ trang đầu: tác giả hay chủ sở hữu, loại hình là "văn học" hay "mỹ thuật", ngày hoàn thành là ngày nào khi chị sửa đi sửa lại cả năm. Những câu đó không nên trả lời ngay trên tờ khai, mà nên trả lời trên một tờ nháp trước.
Câu thứ nhất: tác phẩm mình đăng ký chính xác là gì, gồm những phần nào. Bộ sách của chị Lan có phần chữ do chị viết và phần hình do chị vẽ; chị có thể đăng ký bộ sách như một tác phẩm, hoặc tách phần minh hoạ ra đăng ký riêng nếu muốn khai thác riêng. Câu thứ hai: ai là tác giả, ai là chủ sở hữu, có ai góp phần sáng tạo không. Câu thứ ba: tác phẩm đã công bố chưa, nếu rồi thì lần đầu ở đâu, ngày nào, dưới hình thức nào.
Khi ba câu này có câu trả lời rõ, việc điền tờ khai chỉ còn là chép vào đúng ô. Khi chưa rõ, mọi ô đều có thể sai theo cách khác nhau, và các ô sai sẽ mâu thuẫn với nhau.
Phần thông tin tác giả và chủ sở hữu
Họ tên khớp giấy tờ tuỳ thân. Tên tác giả phải viết đúng như trên căn cước, có dấu đầy đủ. Bút danh, nếu dùng, khai ở mục riêng. Lỗi thường gặp là viết tên không dấu, viết tên thường gọi, hoặc chỉ ghi bút danh.
Tác giả và chủ sở hữu là hai mục khác nhau. Nếu bạn tự sáng tạo bằng thời gian, tiền bạc, phương tiện của mình thì bạn vừa là tác giả vừa là chủ sở hữu, và khai ở cả hai mục. Nếu làm theo nhiệm vụ hay hợp đồng, chủ sở hữu có thể là tổ chức hoặc người thuê, và hồ sơ cần thêm giấy tờ chứng minh.
Đủ tất cả đồng tác giả. Mọi người trực tiếp sáng tạo ra tác phẩm đều phải có tên. Người chỉ góp ý, hỗ trợ kỹ thuật, cung cấp tư liệu không phải đồng tác giả. Bỏ sót đồng tác giả là lý do để người bị bỏ sót yêu cầu huỷ giấy chứng nhận sau này.
Thông tin liên hệ còn dùng được. Địa chỉ, số liên lạc khai trong tờ khai là nơi cơ quan gửi thông báo sửa đổi, bổ sung. Khai địa chỉ cũ là cách nhanh nhất để lỡ một thông báo và để hồ sơ bị xử lý chậm.
Chọn loại hình tác phẩm cho đúng
Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi, bổ sung 2009, 2019, 2022) liệt kê các loại hình tác phẩm được bảo hộ. Chọn sai loại hình không làm mất quyền, nhưng làm hồ sơ bị yêu cầu sửa và có thể ảnh hưởng tới cách mô tả, bản mẫu cần nộp. Bảng sau là các nhầm lẫn hay gặp.
| Bạn làm ra | Hay khai nhầm thành | Thường nên khai là |
|---|---|---|
| Video ngắn, phim tài liệu tự quay dựng | Nhiếp ảnh | Tác phẩm điện ảnh hoặc tác phẩm tạo ra theo phương pháp tương tự |
| Logo, minh hoạ, hoạ tiết in lên sản phẩm | Văn học | Mỹ thuật hoặc mỹ thuật ứng dụng, tuỳ mục đích và hình thức |
| Bài hát có lời | Văn học cho phần lời, âm nhạc cho phần nhạc, tách hai hồ sơ | Âm nhạc, có lời đi kèm, khai một tác phẩm nếu là một bài |
| Bài giảng, giáo án, khoá học quay video | Văn học cho tất cả | Bài giảng hoặc văn học cho phần chữ; điện ảnh cho video nếu đăng ký riêng |
| Ứng dụng, phần mềm | Văn học | Chương trình máy tính |
| Bản vẽ thiết kế nhà | Mỹ thuật | Kiến trúc hoặc bản vẽ liên quan đến kiến trúc |
Khi tác phẩm nằm giữa hai loại hình, hãy mô tả trung thực trong phần tóm tắt và hỏi nơi nộp. Bộ sách của chị Lan, với phần chữ là chính và hình minh hoạ đi kèm, thường được khai theo loại hình văn bản; phần minh hoạ nếu muốn bảo vệ riêng thì đăng ký riêng như tác phẩm mỹ thuật.
Ngày hoàn thành, công bố và các mốc thời gian
Ngày hoàn thành là ngày bản đăng ký được chốt. Với tác phẩm sửa nhiều lần, ngày hoàn thành nên là ngày bạn chốt đúng bản đang nộp làm bản mẫu. Đừng khai ngày bắt đầu viết, cũng đừng khai ngày nộp hồ sơ nếu tác phẩm xong từ lâu.
Đã công bố hay chưa phải khớp thực tế. Tác phẩm đã phát hành tới công chúng, như in bán, đăng mạng rộng rãi, trình diễn công khai, thì khai đã công bố, kèm thời gian, địa điểm, hình thức công bố lần đầu. Khai chưa công bố cho một tác phẩm đã ở trên mạng là lời khai sai dễ bị phát hiện.
Các mốc phải đi theo đúng thứ tự. Ngày hoàn thành không thể sau ngày công bố. Nghe hiển nhiên, nhưng đây là lỗi gặp thường xuyên khi người nộp khai ngày hoàn thành là ngày sửa bản cuối, sau khi đã đăng bản trước đó lên mạng. Nếu bản đăng ký khác bản đã công bố, cân nhắc kỹ mình đang đăng ký bản nào.
Giữ bằng chứng cho mỗi mốc. Mỗi ngày khai ra nên có thứ gì đó chứng minh được: tệp có ngày tạo, bài đăng, hoá đơn in. Khi có tranh chấp, các mốc trong tờ khai sẽ được đối chiếu với những bằng chứng này.
Viết phần tóm tắt nội dung tác phẩm
Phần tóm tắt là nơi nhiều người viết sơ sài nhất, kiểu "bộ sách bài tập tiếng Việt lớp ba", hoặc ngược lại chép cả mục lục dài nhiều trang. Mục đích của tóm tắt là mô tả tác phẩm đủ để người đọc hồ sơ hình dung được tác phẩm là gì, gồm những phần nào, có đặc điểm gì để phân biệt với tác phẩm khác cùng đề tài.
Một tóm tắt tốt thường có bốn ý. Tác phẩm thuộc loại gì và dung lượng ra sao: bao nhiêu trang, bao nhiêu bài, bao nhiêu phút, bao nhiêu hình. Cấu trúc: chia thành những phần nào, mỗi phần làm gì. Nét riêng: điều gì trong cách thể hiện là của bạn, ví dụ mỗi bài tập gắn với một nhân vật minh hoạ xuyên suốt. Mối liên hệ với tác phẩm khác nếu có, như dựa trên tác phẩm nào, có dùng tư liệu nào.
Ví dụ giả định cho chị Lan: "Bộ sách gồm ba quyển, mỗi quyển khoảng tám mươi trang, gồm ba mươi hai bài luyện đọc hiểu và viết đoạn văn ngắn cho học sinh lớp ba. Mỗi bài mở bằng một tình huống của hai nhân vật bạn nhỏ ở vùng chè, có hình minh hoạ vẽ tay của tác giả. Phần cuối mỗi quyển có gợi ý đáp án và hướng dẫn cho phụ huynh." Đoạn như vậy đủ cụ thể mà không biến thành bản sao tác phẩm.
Tránh viết quảng cáo trong tóm tắt như "bộ sách hay nhất", "phương pháp độc quyền". Cơ quan không chấm chất lượng, và những câu này chỉ làm tóm tắt dài thêm mà không giúp mô tả.
Hai mục cuối hay bị điền qua loa: tác phẩm gốc và lời cam đoan
Mẫu tờ khai thường có phần dành cho tác phẩm phái sinh: nếu tác phẩm của bạn là bản dịch, bản chuyển thể, bản cải biên, phóng tác, tuyển chọn từ tác phẩm khác, bạn phải ghi tên tác phẩm gốc, tác giả gốc, và có văn bản đồng ý của chủ sở hữu tác phẩm gốc nếu tác phẩm đó còn trong thời hạn bảo hộ. Nhiều người bỏ trống phần này vì nghĩ tác phẩm của mình "chỉ lấy cảm hứng". Nếu thật sự chỉ lấy cảm hứng, ý tưởng, đề tài thì đúng là để trống; nếu đã dựa trên lời văn, hình ảnh, giai điệu của người khác thì phải khai.
Phần cam đoan là chỗ bạn xác nhận tác phẩm do mình sáng tạo, không sao chép, và thông tin khai là đúng. Đừng ký phần này như ký một thủ tục. Theo nguyên lý của Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi, bổ sung 2009, 2019, 2022), cơ quan tiếp nhận dựa vào lời cam đoan của người nộp chứ không tự đi thẩm định nguyên gốc, nên người nộp chịu trách nhiệm về lời khai của mình. Khai sai có thể dẫn đến việc giấy chứng nhận bị huỷ bỏ hiệu lực và các trách nhiệm pháp lý khác.
Với chị Lan, nếu một vài bài đọc trong bộ sách là truyện dân gian kể lại theo lời của chị, đó là phần dựa trên văn học dân gian, không cần xin phép ai, nhưng nên mô tả trung thực trong tóm tắt rằng một số bài là truyện dân gian được kể lại.
Kiểm lại tờ khai trước khi nộp
Sau khi điền xong, đặt tờ khai cạnh bản mẫu tác phẩm và các giấy tờ kèm theo, rồi đi qua danh mục sau.
- Tên tác phẩm trên tờ khai, trên bìa bản mẫu, trên mọi giấy tờ kèm theo giống nhau từng chữ.
- Tên tác giả, chủ sở hữu khớp với giấy tờ tuỳ thân hoặc giấy tờ của tổ chức.
- Số đồng tác giả trên tờ khai bằng số người ký văn bản đồng ý, nếu có.
- Loại hình đã chọn khớp với dạng bản mẫu nộp kèm.
- Các mốc ngày đúng thứ tự, có bằng chứng.
- Phần tác phẩm phái sinh đã điền thông tin tác phẩm gốc, nếu tác phẩm của bạn là bản dịch, chuyển thể, cải biên.
- Chữ ký đúng người có quyền ký: tác giả, chủ sở hữu, hoặc người được uỷ quyền có giấy uỷ quyền kèm theo.
- Đã chụp hoặc sao lại toàn bộ hồ sơ trước khi nộp để đối chiếu khi nhận thông báo.
Lệ phí và thời gian xử lý theo quy định hiện hành, hỏi nơi nộp hồ sơ. Nếu muốn có người soạn và nộp hồ sơ đăng ký quyền tác giả thay bạn, có thể để lại nhu cầu ở khung cuối trang để Tác Quyền liên hệ lại.
Câu hỏi thường gặp
Tờ khai có phải viết tay không?
Không bắt buộc viết tay. Phần lớn người nộp đánh máy rồi in ra ký, hoặc điền trên hệ thống trực tuyến nếu nộp qua dịch vụ công. Điều quan trọng là dùng đúng mẫu hiện hành, chữ rõ, ký đúng người. Hỏi nơi nộp về hình thức được chấp nhận.
Một tờ khai có đăng ký được nhiều tác phẩm không?
Thông thường mỗi tác phẩm một hồ sơ. Một bộ tác phẩm có thể được xem là một tác phẩm nếu được trình bày như một thể thống nhất, ví dụ một bộ ảnh có chủ đề, một tập thơ. Cách xử lý cụ thể nên hỏi nơi nộp để tránh bị yêu cầu tách hồ sơ.
Khai sai rồi đã có giấy chứng nhận thì sửa thế nào?
Có thủ tục cấp đổi, sửa đổi thông tin trên giấy chứng nhận khi có thay đổi hoặc sai sót. Khai sai cơ bản như sai tác giả, sai chủ sở hữu có thể dẫn tới yêu cầu huỷ bỏ hiệu lực. Liên hệ cơ quan đã cấp để biết thủ tục hiện hành.
Phần tóm tắt có bị công khai không?
Thông tin cơ bản về tác phẩm đã đăng ký có thể được đưa vào cơ sở dữ liệu tra cứu. Mức độ công khai cụ thể theo quy định hiện hành. Vì vậy đừng đưa vào tóm tắt những bí mật bạn không muốn ai biết, như công thức kinh doanh hay thông tin cá nhân của người khác.
Tác phẩm chưa đặt tên thì khai thế nào?
Bạn nên đặt một tên làm việc rõ ràng trước khi nộp, vì tên tác phẩm là thông tin để nhận diện trong giấy chứng nhận. Nếu sau này đổi tên khi phát hành, hãy giữ giấy tờ cho thấy tên mới và tên cũ là một tác phẩm, và hỏi về thủ tục ghi nhận thay đổi.
Có cần khai tác phẩm đã dùng công cụ AI không?
Nếu có phần nội dung do công cụ AI tạo ra, nên mô tả trung thực trong tóm tắt và chỉ đăng ký phần do bạn sáng tạo. Luật quyền tác giả bảo hộ sáng tạo của con người. Khai rằng toàn bộ do bạn tự làm khi không đúng là lời cam đoan sai.
